Längst ist der Fachkräftemangel in allen Branchen spürbar, so auch in der Finanzbranche. Wo und wie kann man noch nach guten (weiblichen) Fachkräften Ausschau halten? Rita Pfahls von Indigo Headhunters hat einen Tipp, der zunächst erstaunt: „Asset Manager und Consultants sollten auch im Bereich der Fondsadministration nach Fachkräften Ausschau halten.“ Auf die Frage, warum, hat sie eine klare Antwort: „Dort sitzt Fachpersonal, die das Fondsgeschäft sehr genau von innen kennt. Die Menschen dort verfügen über ein ausgereiftes Skill-Set und Know-how von der Administration über das Projektmanagement, bis hin zur Regulatorik, das gut ausgebaut werden kann. Die Leute dort können weit mehr als das Verbuchen von Geschäftsvorfällen, und sie haben ein gutes Verständnis der gesamten Wertschöpfungskette eines Fonds!“

Während das Asset Management als der Motor in der Fondsbranche angesehen wird, lässt sich die Administration mit dem Getriebe vergleichen. „Oft werden die Profile in der Fondsadministration unterschätzt“, bedauert Pfahls. „Dabei läuft dort vom Wissen über die Regulatorik über das Accounting, Steuer- und Investmentrecht bis hin zum Risikomanagement alles zusammen.“

Vielfältiger Einsatz möglich
Die Entwicklungsmöglichkeiten von Mitarbeitern in der Fondsadministration sind erheblich. Es muss nicht immer die Betreuung von Kunden sein; gut passen würden auch Positionen im Controlling, der Revision, dem Reporting, des Liquiditäts-und Risikomanagements, im Legal-Bereich oder auch in der Begleitung bei der Strukturierung von Instrumenten für institutionelle Investoren“, zählt Pfahls einige Tätigkeiten auf, die sie für geeignet hält. Sie selbst hatte ihren ersten Job in der Fondsbuchhaltung und ist dann in den Vertrieb gewechselt und arbeitet jetzt bei der Personalberatung Indigo Headhunters. „Mir fallen viele Frauen ein, die aus der Fonds-Administration kommen und jetzt in anderen Bereichen der Finanzbranche Karriere machen“, erklärt sie.

Administratoren sind gut vernetzt
 „Frauen, traut Euch“, wendet sie sich an die überwiegend weiblich besetzen Administrations-Abteilungen. Gerade in der Administration ist man gut vernetzt: Mit anderen Administratoren, Asset Managern, mit Kunden und externen Dienstleistern, Verbänden wie dem BVI und dem Regulator. Natürlich sei auch eine Veränderung im bisherigen Unternehmen möglich. „Die Kontakte sind da, denn in der Administration tauscht man sich entlang der Wertschöpfungskette im Haus mit fast allen Abteilungen aus“, so Pfahls.

Die Gender-Diversity-Studie der Fondsfrauen und KPMG aus dem Jahr 2020 zeigt, dass in der Fondsbuchhaltung deutscher Asset Manager die Frauenquote bei 48% liegt, was nur noch von den Abteilungen für Marketing (57%) und Personal (81%) getoppt wird. Dagegen liegt die Frauenquote in den Bereichen Portfolio Management und Vertrieb mit 21% bzw. 25% deutlich niedriger. Da ist also noch viel Entwicklungspotenzial!

Auch Back- und Middleoffice-Rollen sollten gefördert und geschätzt werden
Den Unternehmen schreibt Pfahls ins Buch, sich für ein gutes Klima einzusetzen und sich um ALLE Mitarbeiter zu bemühen. Wie man das macht? „Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden wertschätzen und entwickeln“, meint Pfahls. Auch das In-House-Marketing speziell für die Administrations-Abteilungen erfordert mehr Visibilität, um wertvolle Kolleginnen und Kollegen  möglichst lange im Unternehmen zu halten. Speziell in Zeiten von Personalknappheit sollten sich Unternehmen um eine gute Retention-Rate bemühen. „Jeder Personalwechsel ist ein erheblicher Aufwand – von der Suche der Mitarbeiter bis zur Einarbeitung“, erläutert Pfahls.

In Rhein-Main-Region, Luxemburg und Polen besonders begehrt
Gerade in der Rhein-Main-Region sei es für die Unternehmen der Finanzbranche anspruchsvoll, ihre Mitarbeiter zu halten, weil sie dort besonders viele Möglichkeiten hätten. „Aber auch Luxemburg und Polen sind heiß umkämpfte Märkte in Sachen Finanz-Fachkräfte“, beobachtet Pfahls. Oft reiche hier nur ein geringfügig höheres Gehalt, damit eine Fachkraft zum Unternehmen auf die andere Straßenseite wechsle.

Als positives Beispiel nennt sie Universal-Investment: „Dort werden Führungs-, Fach- und Projekt-Karrieren gefördert. Auch bei internen Rollen im Administrationsbereich können positive Leistungsanreize gesetzt werden, beispielsweise wenn jemand Arbeitsabläufe neu und effizienter strukturiert“, regt Pfahls an. Damit sich Leistung wirklich lohne, tritt sie dafür ein, in allen Abteilungen Leistungen zu messen und bei guter Leistung mit Bonifikationen zu versehen.

Hier ein Organigramm, das die Aufgabenbereiche im Front-, Middle- und Backoffice zeigt:

Beispiel-Organigramm

Rita Pfahls: „Gerade in der Administration ist man gut vernetzt: Mit anderen Administratoren, Asset Managern, mit Kunden, und externen Dienstleistern, Verbänden wie dem BVI und dem Regulator“

 

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